Produttività: da Getting Things Done al Pomodoro
Posted by Sara Maternini | Filed under Becoming a geek, Lavoro
Nel 2001 il mondo è stato scosso da un evento epocale: David Allen, richiestissimo consulente aziendale, pubblicò Getting Things Done, una guida alla produttività senza stress che insegnava un metodo complicato, ma sicuramente rivoluzionario.
La divisione in progetti, la conseguente divisione in mini task che rispondevano alla domanda What’s next, e il raggruppamento in tipologie di azioni, erano gli elementi di base di un sistema complesso, che richiedeva almeno due giorni pieni per essere messo in marcia, e almeno 2 mesi, se non di più, per abituarcisi.
Il metodo di Allen introdusse anche quella che secondo me è una delle regole più importanti e potenti e che mai abbandonerò nella mia vita: la 2 minutes rule. Tutte le task che sono compleabili in meno di due devono essere fatte, subito! Ora!
Lavorando con le mail, spesso mi ritrovo ricoperta da decine e decine di mail che possono però essere risolte, la maggior parte delle volte, con una risposta di due minuti.
Getting Things Done piacque molto a tante tipologie di lavoratori, dagli informatici agli studenti.
Ma Getting Things Done creava anche molti problemi, come il continuo aggiornamento di liste lunghissime, la revisione continua e infinita di ogni piccola cosa, la poca duttilità dell’intero sistema.
In tutta onestà quello che mi è sempre piaciuto di Allen è la sua passione per la cartoleria: nel libro elenca ben 13 differenti tool fisici che servono per il sistema di base. E se non fosse stato per lui oggi non sarei la felice e soddisfatta proprietaria di un’etichettatrice 
Poi nel 2006 arrivò Leo Babauta e introdusse una variante del metodo di Allen: Zen to Done. Un Getting Things Done molto più semplificato, dove tutto si riassume in poche semplici azioni:
Collect, Process, Plan, Do, Organize, Review e Simplify.
In realtà tutto il sistema e, se si vuole, l’intero pensiero di Babauta si può riassumere nella sua parola chiave: simplify, semplifica!
E la semplificazione non poteva che giovare al sistema di Allen, ma in realtà Babauta creò un nuovo sistema, solo ispirato da quello di Allen.
Babauta semplificò, ahimè, anche la lista della cartoleria: un taccuino (moleskine, ovviamente e per fortuna) e una penna.
Ma la sua innovazione più importante è stata secondo me l’introduzione delle MITs: Most Important Tasks. All’inizio di ogni giornata (o meglio, la sera prima) si decidono quali saranno le cose più importanti da fare (minimo 3, massimo 5) e le si fanno subito, appena alzati, ancor prima di controllare la mail.
Babauta, al contrario di Allen, che era già un consulente, iniziò con un semplice blog, che si trasformò piano piano in un e-book e poi in un piccolo impero.
Più o meno nello stesso periodo arrivò un italiano, Francesco Cirillo, che semplificò ancora di più il sistema e lo trasformò nella Pomodoro Tecnique (concepita però già fin dai primi anni ‘90). Un sistema semplicissimo: un elenco di tutto ciò che bisogna fare, suddiviso giorno per giorno in ciò che va fatto, a sua volta suddiviso in slot di 25 minuti l’una, seguite da massimo 7 minuti di pausa, e massimo 20 minuti di pausa ogni 4 slot da 25 minuti. Massima concentrazione su una singola task per 25 minuti!
Perché il pomodoro? Semplice: l’unico tool che realmente serve per questo metodo, oltre a carta e penna, è un contaminuti, meglio se a forma di pomodoro. In realtà poi esistono anche le applicazioni, come questa per Mac.
Incredibile!
Funziona meglio di tutto il resto: chiudendo tutto, in 25 minuti ho scritto questo post partendo dalla sola idea che avevo in mente!
P.S. Ringrazio Marco Fabbri per avermi fatto scoprire la tecnica del pomodoro
Foto di *hiro008
Tags: Allen, babauta, Getting Things Done, GTD, pomodoro, productivity, produttività
11 Responses to “Produttività: da Getting Things Done al Pomodoro”
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molto bello. io credo che l'altro passo sia togliere ogni fonte di distrazione all'interno del pomodoro. Niente alert di FF, di twitter, di mail. Niente connettività se non serve. il telefono muto, si richiamano dopo le persone che chiamano. se chiamano con numero privato, peggio per loro.
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un passo alla volta..
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gran bel post Sara. Io ho disperatamente bisogno di un sistema del genere, non tanto per il lavoro, ma per tutto :) Ho comprato il libro di Allen anni fa ma non l'ho ancora letto, son finito mesi fa su ZTD e mi ha intrigato, il Pomodoro lo conosco perche` conosco il creatore e le sue avventure. Devo trovare quello che mi si adatta meglio :)
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Anche io, che seguo da tempo il gtd (non classico, più la versione Ztd, o meglio, una versione adattata), sto leggendo la tecnica del pomodoro. Voi cosa ne pensate? Le distrazioni col Gtd classico le gestisci con la regola dei 2 minuti nella maggior parte dei casi (certo non parlo di seguire i social network, quello è un lavoro vero e proprio :P). @gluca: sul lavoro non puoi staccare connettività, telefono, mail, etc., come fai? Riguardo al post, è molto interessante, ma mi chiedo: la tecnica del pomodoro gestisce il tempo, ma le liste delle cose da fare seguendo quei tempi, come le crei? Gtd? Ztd? (Forse lo dice nel libro, ma ancora non ci sono arrivata :P)
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Quanto mi piacerebbe fare altrettanto... ma io senza la posta elettronica in tempo reale non riesco a stare... :P
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(gluca che dice molto bello di un mio post: svengo! ;) Personalmente ho una massima: non siamo neurochirurghi, non gestiamo emergenze che mettono a repentaglio la vita delle persone. Siamo dei social player e non esiste nulla che sia così urgente che non possa essere rimandato di 25 minuti, nulla. Concordo con la variante Gluca: spegnare tutto e immergersi completamente in 25 minuti di concentrazione totale!
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@Ivy: butti su un foglio tutto, gli metti delle scadenze e poi riporti tutto giorno per giorno. C'è un praticissimo Cheat sheet sul sito :)
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Nel lavoro ho sempre fatto così. Ogni tanto passo dalla modalità Pomodoro a quella Amatriciana, quando non bastano 25-30 minuti per compito ma sono richieste sessioni più lunghe: in questi casi faccio tornare FF e GoogleReader ma non il cellulare e le email, ad esempio.
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(servizio gratuito anti-typo) riciedeva, compleabili, Thins Done, )o melgio (se mi distraggo un attimo, la maternini mi ritorna ai vecchi standard) :P
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e comunque, molto bello ;-)
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@Sara se riesco ad abituarmi a fare liste cosi sarebbe già una bella cosa. Effettivamente ora (è vero che risparmio tempo dopo) faccio liste piuttosto complesse a volte.
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io ho li` things con trial scaduta, appena torno dalle ferie lo compro e mi ci metto. L'ideale sarebbe che si sincronizzasse con qualcosa. Remember the milk era comodo ma e` una ciofeca :D
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@Lawrence Things secondo me non vale i soldi che costa... Per organizzarsi in Gtd-Style :P basta molto meno secondo me
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@Ivy: e` il motivo per cui non l'ho ancora preso, il prezzo
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io ho sempre usato, se necessario, i pomodori san marzano (slot di 60-90 minuti). Certo, dipende da cosa devi fare di solito, ma direi anche da quali interazioni ritieni improcrastinabili (e qui secondo me occorre recuperare un maggiore distacco), e dal livello di qualita' che vuoi mettere nelle cose che fai. Quest'ultimo mi sembra un bel baco nel pomodoro...
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@Lawrence Io l'ho provato e abbandonato al volo... Mi sembra che si cerchi di rendere complessa una cosa semplice tutto sommato (liste, progetti, azioni), con una serie di voci che alla fin fine richiamano sempre le stesse cose. Se hai MOLTI progetti complessi, allora Things è poco, e c'è di meglio, se ne hai una quantità ragionevole (studente, lavoratore 'medio' etc.) allora è una complicazione inutile, imho
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@Gino Il fatto di dover compiere un'azione prefissata in un determinato (25 min) tempo, non dovrebbe aiutare ad eliminare, o almeno ridurre l'abitudine di rimandare? In fondo il casino del Gtd secondo me è quello, che fai liste, ma spesso si rimanda, vuoi per i '2 minuti' che diventano 'troppi' '2 minuti', vuoi per altri mille motivi (come il fatto che la lista, per quanto aggiornabile, è di base una cosa 'statica')... Il Pomodoro la risolve questa situazione?
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@Ivy: alternative? e non dirmi la carta perche` meta` dei miei todo sono sul cell, meta` su google reader e meta` nella mia testa. :D
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@Flod: adesso correggo che poi mi diventi nervoso ;) Tieni conto che l'ha controllato anche lalui, ovvio ;) @Ivy e Lawrence: il segreto è un *unico* inbox: liste in un solo posto! Per questo ZTD aiuta molto nella semplificazione. Poi, io sono una stationery freak, e uso solo moleskine, ma questo è un altro paio di maniche :)
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lalui che controlla i typo è un po' come chiedere a un daltonico se il rosso della Ferrari è abbastanza rosso :P
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anche "raggrumpamento", un "thins" senza la "g" e un "melgio".
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@Lawrence dipende dalla complessità delle tue liste. Come dice Sara è meglio una sola lista. I to-do che hai sul cellulare direi che sono semplici liste, pertanto o text edit semplice, oppure post-it della dashboard, senza complicarti la vita, in unica lista. Quello che mi dici hai su Google Reader credo siano cose 'da leggere'/'analizzare'/'rivedere' in un 'da definire'-dopo. In questo caso le alternative sono o i programmi come Evernote (http://evernote.com/), che ti permettono di salvarti le cose dal web e rivederle dopo (anche su iphone eventualmente), oppure hai la soluzione in gr direttamente, organizzandoli tramite tags e cartelle. Per quello che hai in testa non saprei :P Io personalmente uso molto il cartaceo, Moleskine, e quando sono al pc annoto semplicemente le cose per poi riportarle li.
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(ma raccontatemi una cosa, state lì a scrivere a Repubblica tutti i giorni segnalando i refusi? ;)
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(Vuoi mettere rompere le balle a te o a Repubblica? La differenza non ha prezzo :P)
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io ho letto GTD e sto lentamente provando a metterlo in pratica usando http://www.rememberthemilk.com, solo che con un capo dissociato è difficile :(
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@Sara: si, infatti mi servirebbe qualcosa usabile dal Mac, dal web e dal cell. @Ivy: scusa intendevo Google Calendar.
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@ivy secondo me GTD, ZTD e pomodori vari non servono al problema di rimandare o meno, se non indirettamente. Servono piuttosto all'efficienza, a fare le cose con minore dispersione, e forse con piu' ordine. Se questo fa guadagnare tempo, e' cosi', allora l'effetto collaterale e' non essere nella necessita' di rimandare le cose. Pero' se il problema di cui parli non e' rimandare per mancanza di tempo, ma rimandare perche' si dimenticano le cose da fare, allora l'uso dei promemoria serve, non c'e' dubbio. Poi ci sono quelli che rimandano per pigrizia: per quelli non c'e' GTD, checklist, e alcun tipo di verdura che tenga...
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@Gino Si, intendevo più o meno in quel senso. Rimando perchè sei talmente pieno di cose da fare che non ce la fai, e spesso il problema è che sei disorganizzato. Col Gtd ti organizzi, ma perdi tempo nelle liste, semplificando in Ztd magari ti perdi dei pezzi perchè nella lista non ci sono... (Io non mi ricondo NIENTE, mai, premetto questo, devo sempre scrivermi tutto)
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@Lawrence proprio a puntino: forse qui trovi soluzioni http://mashable.com/2009/07/14/google-calendar-labs/ per migliorare la produttività in Google Calendar :)
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grazie dopo ci guardo!
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spero che per le persone che hanno la vetusta abitudine di recarsi in ufficio questa frase "Ma la sua innovazione più importante è stata secondo me l’introduzione delle MITs: Most Important Tasks. All’inizio di ogni giornata (o meglio, la sera prima) si decidono quali saranno le cose più importanti da fare (minimo 3, massimo 5) e le si fanno subito, appena alzati, ancor prima di controllare la mail." possa diventare : si fanno subito appena entrati in ufficio, senza avere controllato la mail ;)
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ma io direi anche chissel'intruppa repubblica, tanto quelli manco te rispondono.
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Bel quadro di riferimento dei diversi "metodi" di produttività, molto efficace, complimenti Sara! [e grazie per la menzione :)]. Per quanto mi riguarda la tecnica del pomodoro mi aiuta soprattutto a gestire una certa inclinazione verso l'ADD e mi fornisce anche un feedback su quanto ci prenda a stimare la durata delle attività. Rispetto a GTD è sicuramente di più semplice messa in pratica; una volta appresa la tecnica dei pomodri nulla vieta di combinarla con la gestione delle liste GTD (o ZTD). Tra i gingilli immateriali apprezzo particolarmente anche "The Hit List" http://www.potionfactory.com/thehitlist/ egregia la semplicità e l'efficacia dell'interazione utente.
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ottima sintesi Sara. Io che anelo alla semplificazione ho trovato subito GTD troppo complesso, ZTD ho iniziato a leggerlo ma mi scoraggia la lentezza della pratica iniziale: un'abitudine alla settimana... si progredisce troppo poco in fretta per me ;-) Il pomodoro invece (grazie di nuovo @Marco Fabbri) si legge in un pomodoro di tempo, si mette in pratica subito, il primo giorno basta un orologio, ma domani vado a comprarmi un timer VERO. E' la fisicità e il lato ironico della metafora "materiale" che mi hanno sedotta subito :-)
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vedo che ci sono pure i task in gmail, se si integrano con il calendar e` fatta :D
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credo giri tutto sul tuo 'google account', pertanto mi sembra molto fattibile come idea, che il tutto sia sincronizzato fra le app. se poi ho letto bene, a conferma di questa idea, mi pare che ora in gcal si possano ad esempio allegare documenti da gdocs
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io a repubblica segnalo solo i refusi (parecchi) nei pezzi del blog di romagnoli. e per i pomodori, io resto dell'idea (già espressa) che sia una cosa bellissima, ma che ci siano alcune professioni (anche nel web) in cui i pomodori sono un po' utopici. io (che sono una "social player" a tutti gli effetti, se permettete l'ardita autocompiacenza) non ho 3 o 4 attività prioritarie nella ma giornata, ho una routine come tutti e 3 o 4 "sorprese" (moltiplicate per un vostro numero a piacere compreso fra 10 e 30) che si palesano in qualsiasi momento sotto forma di mail, IM, telefono, riunione. se dovessi dire, "no possono aspettare", sarebbe un bel po' un casino ;-)
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@auro: in effetti il pomodoro e` nato in un ambito di sviluppo software in team dove le interruzioni possono essere (potenzialmente) ignorate e c'e` magari un team leader che fa da cuscinetto. Probabilmente per essere applicato in altre situazioni va leggermente adattato, un po' come sono stati adattati GTD e ZTD prima
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Non so, Auro, secondo me per lavori come i nostri, è applicabile nel momento in cui, oltre alle task di routine, devi preparare presentazioni, scrivere testi: in quei casi, chiudere tutto e concentrarsi porta a finire tutto in meno tempo. Poi, ovvio, tutto ciò è possibile con l'ausilio di validi stagisti ;)
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io credo anche che a volte diamo 'troppa' importanza a certe cose nel lavoro. verissimo che alla mail del capo, per ipotesi, devi rispondere subito, ma è vero anche che si mandano mail, si organizzano riunioni etc. senza un minimo di criterio, pertanto ti trovi ad avere 30 interruzioni 'a sorpresa' al giorno quando invece, se tutti si organizzassero, questo si potrebbe evitare. io ho iniziato coi colleghi che pretendono risposte immediate a questioni non urgenti, ai quali avevo comunque dato l'abitudine di rispondere al volo (effetto collaterale della regola dei 2 minuti): ora semplicemente non lo faccio più, mi è servito qualche volta fare 'la voce grossa' e far notare le priorità, ma ora ho risolto un problema e ridotto notevolmente le interruzioni. stessa cosa con i clienti: molti chiamano trecento volte per stupidate: anche li, se in quella mezz'ora sto facendo delle cose importanti, e il timer del pomodoro va :P, imparano ad aspettare (tanto con certi clienti, gli abituali, hai sempre l'arma a doppio taglio, 'tu vuoi...
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@Ivy "tu vuoi risposte in 30 secondi, ma quando ne devi dare a me passano 30 ore" me la segno, con la variante "30 ore --> 30 giorni"
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@alessandra meglio ancora! rispondono in un mese, mica possono pretendere risposte in 30 minuti (il cliente ha sempre ragione, è vero, ma la dinamica del rapporto con il cliente abituale è assolutamente gestibile senza scadere nella logorazione del rapporto, è solo questione di bilanciare le necessità, e lavorare entrambi meglio per ottenere il risultato più in fretta)
Parlano di noi
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July 14th, 2009 at 9:51 am
Bell’articolo complimenti,
w i pomodori!
July 14th, 2009 at 9:51 am
Proverò col pomodoro, allora
July 14th, 2009 at 10:41 am
se lo riassumo in “una cosa alla volta” perde soltanto il suo fascino o anche la sua efficacia?
July 14th, 2009 at 10:50 am
solo il fascino, penso … e poi a questo punto si torna al discorso della maggior efficacia (mentale e fisica) delle donne rispetto a noi uomini …
July 14th, 2009 at 10:58 am
Bel post riassuntivo ed istruttivo
July 14th, 2009 at 10:59 am
@Babel: non è che perda il fascino, perde la slot di 25 minuti, durante le quali si può fare molto più di quanto si pensi
July 14th, 2009 at 11:30 am
Geniale….gran bel post.
Invidio tutti quelli che riescono ad organizzarsi con metodo, io non ne sono capace
July 14th, 2009 at 11:57 am
Anch’io ho un debole per la cancelleria! Grazie per averci indicato la tecnica del pomodoro, ci proverò.
July 14th, 2009 at 12:51 pm
[...] articolo originale: Produttività: da Getting Things Done al Pomodoro | Girl Geek Life Articoli correlati: E se fosse… un’antropologa? Sarebbe una Geek Girl | Girl Geek [...]
July 14th, 2009 at 7:44 pm
ho letto la tecnica del pomodoro da diversi mesi e mi sono deciso da qualche settimana a metetrla in pratica. lo sto facendo poco epr volta perchè stravolgere il proprio modo di lavorare non è facile.
devo dire che poi il grande valore di questa tecnica è che ti fa comprendere il valore del tempo che passa. è incredibile come ogni giorno sei immerso in tanti minitask che poi ti fanno concludere poco. essere sotto pomodoro (in gergo: essere dentro un task da 25 minuti) non fa altro che aiutarti a regolarizzare i tuoi processi mentali. quando a fine giornata ti rendi conto delle cose che hai fatto e di quelle che non hai fatto, non puoi che migliorare. lo consiglio veramente
July 15th, 2009 at 7:06 pm
[...] rimasta molto colpita da questo post di Sara Maternini sulle varie tecniche per organizzarsi e “fare le [...]